【Excel基礎知識】関数と数式の違いとは？

みなさん、こんにちは。
いつもパソコン＆カルチャーカムカムのブログをご覧いただき、ありがとうございます。

「数式と関数って、同じ計算に使うものだけど、何が違うの？」

この質問は、教室で受講している生徒さんからいただいた、とても素朴な、しかしとても良い質問です。
今回は、教室で開講している授業を受講中の生徒さんからいただいたこの質問を元に、解説していきます。

パソコン＆カルチャーカムカムの授業ってどんなもの？という方向けに、受講ガイドブログを作成しております。こちらもぜひご覧くださいね。

本題に入る前に、Excelで計算をする際のとても大事な約束事を確認します。ここでは2つの約束事をご紹介します。

ひとつは、数字や英語は「半角英数入力」で入力すること。日本語入力（全角入力）でも問題ないのですが、特に計算をする場合は、たとえ正しく入力していてもエラーが表示される場合があります。Excelは半角と全角をきちんと区別する機能を持っているため、半角英数入力に切り替えましょう。

もうひとつは、すべての計算は「=（イコール）」から始めること。この約束事は、数式、関数に関わらず共通する約束事です。Excelに「これは計算ですよ」と伝えるためにも、「=（イコール）」を始めに入力しましょう。

それでは本題です。まずは、「数式」について確認します。
「数式」とは簡単に言えば、Excelで計算を行うための「計算式」のことです。電卓で計算しているようなイメージですね。電卓と異なるのは、Excelに認識させるために異なる記号を用いることです。

数式では、次のような記号を用いて計算を行います。

掛け算、割り算で使用する記号が大きく異なりますね。これらの記号を用いて、計算を行うのが「数式」です。操作に慣れると、電卓代わりに気軽に使えて便利ですよ。

計算を行うには、2種類の方法があります。数字を直接入力する方法と、数字を入力したセルを参照して計算する方法です。

セルG5からセルG8は、数字を直接入力して計算を行っています。一方セルH5からセルH8は、セルG3とセルH3に入力されている数字を参照して計算を行っていることが分かりますね。

数式のポイントは、自分で計算方法を組み立てる点にあります。どの数字を用いるのか、どのセルに入力した数字を参照するのか、どのように組み合わせて、どのように計算を行いたいかを自分で入力してあげる必要があります。数字を直接入力しても良し、既に入力されているセルを参照して計算するも良し。実際の入力の解説は省略しますが、このように利用します。

また、複数の記号を用いた計算も、「数式」と呼ばれます。数字を直接入力しても、セルを参照しても、数式であることは同じです。

続いて、「関数」について確認しましょう。「関数」とは、計算や処理をあらかじめ決まった形で呼び出すための道具のようなものです。

道具の形や使用方法が決まっているので、使い方が分かれば四則演算以外の複雑な処理を行うこともできます。その種類は、私たちスタッフでもすべてを把握しきれないほど。これまで手作業で行っていたことを、道具を用いて楽にする。それが関数です。

ここでは、関数の代表として特に紹介されることの多い、合計を導く関数である「SUM関数」を用いて解説します。

関数のポイントは、使うためのルールがあること。道具の数だけ使い方があるように、関数の数だけ使うためのルールがあります。
基本の型は「=関数名(引数)」という形です。引数とは、関数を利用する範囲や条件を指定するもの、というイメージでOK。この例では「SUM」と呼ばれる合計を表示する関数を用いており、L3からL12までの範囲が合計を出す対象のセルであることを示しています。

ここまで読んで頂ければ、数式と関数は次のように区別されていると判断できます。

この関係に優劣はありません。何をしたいかによって、どちらを使えばよいかが見えてきます。
単純な計算や、掛け算、割り算を利用する計算を行う場合は、数式を利用すると良いでしょう。5件以上のデータを利用する場合や、複雑な処理を行いたい場合は、関数を用いると良いでしょう。

ここでいう複雑な処理とは、次のようなものを指します。

いかがでしたか？

「数式」と「関数」。難しそうに見える機能ですが、慣れてくると実に面白く、そして深い機能です。パソコンやExcelの操作は、カタカナや英語も混ざるため、最初はとても難しく感じます。しかし、ひとつひとつ丁寧に理解していけば、「なんとなくわかる」が「わかる」へ、そして「なんかできた」が「できた」へとつながっていきます。その積み重ねが、自信に繋がっていくのです。

これからも生徒さんに寄り添いながら、わかった、できたと喜んでいただける指導を行っていきます。ご不明な点がありましたら、いつでもお声掛けください。

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